NHÓM CÁC THỦ TỤC VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
Quy định chung: CQĐD có thẩm quyền công chứng, chứng thực:
– Công chứng:
+ Công chứng các hợp đồng, giao dịch theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao (theo pháp luật Việt Nam đồng thời không trái với pháp luật của nước sở tại), trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp bất động sản, hợp đồng góp vốn bằng bất động sản, văn bản thỏa thuận phân chia di sản là bất động sản, văn bản khai nhận di sản là bất động sản tại Việt Nam;
+ Công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản thừa kế (kể cả trường hợp di sản là bất động sản – Thủ tục số 17);
+ Công chứng văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản (xem hướng dẫn tại Thủ tục số 14, số 16);
+ Nhận lưu giữ di chúc;
+ Các việc khác theo quy định của pháp luật.
– Chứng thực:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với vơ quan tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài (thủ tục số 15);
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài. Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền mà không có nội dung thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản, bao gồm: (i) ủy quyền nộp, nhận hồ sơ; (ii) ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp…; (iii) ủy quyền trông nom nhà cửa; (iv) ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hang chính sách xã hội.
+ Chứng thực chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng tiếng Việt và ngược lại từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
– Cấp bản sao giấy tờ từ sổ gốc đang quản lý. Trường hợp giấy từ hộ tịch hoặc giấy tờ đã có quy định về cấp bản sao, việc cấp bản sao đối với các loại giấy tờ này được thực hiện theo quy định pháp luật liên quan.
Ⅰ. CHỨNG THỰC CHỮ KÝ
(Chứng thực chữ ký của cá nhân trên các giấy tờ, văn bản như Giấy ủy quyền, bản cam kết, lý lịch tự khai…; chứng thực chữ ký người dịch)
– Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Mẫu Giấy ủy quyền ,1 người ủy quyền (tải tại đây), 2 người ủy quyền (tải tại đây): người ủy quyền tham khảo và soạn lại nội dung theo mẫu hoặc theo hướng dẫn của văn phòng công chứng/luật sư ở Việt Nam (để trống không ghi ngày tháng và không ký tên); Các loại văn bản khác đương sự tự chuẩn bị (để trống không ghi ngày tháng và không ký tên).
3/ Bản sao Hộ chiếu (trang 2-3), bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt); Phiếu cư trú (住民票) của người ủy quyền; bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người được ủy quyền (hai mặt), bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt) và Phiếu cư trú (住民票) nếu đang sinh sống tại Nhật bản. Các loại văn bản khác khi công chứng chữ ký cần bản sao Hộ chiếu (trang 2-3), bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt); Phiếu cư trú (住民票) của đương sự trực tiếp làm thủ tục.
* Địa chỉ tại Nhật Bản ghi theo đúng tên phiên âm Romaji trên website của Shiyakusho nơi cư trú, không viết bằng tiếng Nhật.
* Thủ tục này làm trực tiếp tại Tổng Lãnh sự quán, không tiếp nhận qua đường bưu điện.
II. CHỨNG THỰC BẢN SAO
Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Bản gốc giấy tờ và 01 bản sao.
3/ Bản sao các giấy tờ cá nhân: Hộ chiếu (trang 02-03), Thẻ ngoại kiều (hai mặt), Phiếu cư trú (住民票).
* Trường hợp công dân gửi qua bưu điện cần chuẩn bị thêm Letter pack (レターパック) viết sẵn địa chỉ nhà mình).
III. CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN
Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Hợp đồng ủy quyền, 1 người ủy quyền (tải tại đây), 2 người ủy quyền (tải tại đây). Người ủy quyền tham khảo và soạn lại nội dung theo mẫu hoặc liên hệ với văn phòng công chứng/luật sư ở Việt Nam để được hướng dẫn và soạn thảo Hợp đồng ủy quyền (để trống không ghi ngày tháng và không ký tên);
3/ Hộ chiếu (Copy trang 2-3), bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt), Phiếu cư trú (住民票) của người ủy quyền; bản sao Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân của người được ủy quyền (hai mặt);
4/ Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu (ví dụ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng mua chung cư, sở hữu tài sản khác…).
*Chú ý:
+ Địa chỉ tại Nhật Bản ghi theo đúng tên phiên âm Romaji trên website của Shiyaku-so nơi cư trú, không viết bằng tiếng Nhật.
+ Một bộ HĐUQ gồm: (1) Hợp đồng ủy quyền theo mẫu; (2) copy hộ chiếu hoặc chứng minh thư/căn cước công dân của người ủy quyền và người được ủy quyền; (3) Copy Giấy chứng nhận quyền sở hữu (ví dụ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng mua chung cư, sở hữu tài sản khác…). Số lượng tối thiểu 03 bộ HĐUQ (01 bộ lưu tại Tổng Lãnh sự quán, 01 bộ lưu tại Văn phòng công chứng ở Việt Nam, 01 bộ để công dân sử dụng).
+ Ký và ghi rõ họ tên của người ủy quyền và điểm chỉ vào trang cuối cùng của HĐUQ, đồng thời ký tên tại tất cả các trang của HĐUQ tại TLSQ, không ký vào bên được ủy quyền ở Việt Nam.
* Thủ tục này làm trực tiếp tại Tổng Lãnh sự quán, không tiếp nhận qua đường bưu điện.
IV. CÔNG CHỨNG VĂN BẢN TỪ CHỐI NHẬN DI SẢN THỪA KẾ
(văn bản từ chối nhận di sản thừa kê, di chúc và văn bản sửa đổi/bổ sung/hủy bỏ di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia/văn bản khai nhận di sản)
Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Văn bản từ chối nhận di sản thừa kế. Công dân soạn nội dung theo hướng dẫn của văn phòng công chứng/ luật sư ở Việt Nam (để trống không ghi ngày tháng và không ký tên);
3/ Bản sao hộ chiếu hoặc Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân của người từ chối nhận di sản thừa kế;
4/ Bản sao Giấy chứng tử của người chết để lại di sản;
5/ Bản sao Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người từ chối và người để lại di sản (ví dụ copy giấy khai sinh…);
6/ Bản sao giấy tờ liên quan đến di sản thừa kế, ví dụ sổ đỏ, sổ tiết kiệm,….
* Thủ tục này làm trực tiếp tại Tổng Lãnh sự quán, không tiếp nhận qua đường bưu điện.
Sau khi đã xem kỹ hướng dẫn các thủ tục trên website, nếu có thắc mắc, đề nghị công dân gửi thư vào địa chỉ email sau đây: tlsqvn.fukuoka@gmail.com hoặc số điện thoại: 092-263-7668.