NHÓM CÁC THỦ TỤC VỀ HỘ TỊCH

Ⅰ. THỦ TỤC ĐĂNG KÝ CẤP KHAI SINH VÀ HỘ CHIẾU

(Trường hợp chưa đăng ký khai sinh tại cơ quan hộ tịch của nước sở tại)

– Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Tờ khai xin cấp Giấy khai sinh (tải tại đây);

3/ Tờ khai xin cấp hộ chiếu (dành cho trẻ dưới 14 tuổi; tải tại đây) (02 ảnh màu, phông nền trắng, cỡ 3.5cm x 4.5cm, ảnh chụp cân đối, đầy đủ khuôn mặt, mở mắt, không đội mũ);

4/ Giấy chứng sinh gốc (出生証明書);

* Trường hợp có cha hoặc mẹ là công dân nước ngoài (Nhật Bản hoặc quốc tịch khác), cha mẹ làm Văn bản Thỏa thuận lựa chọn quốc tịch đồng ý lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con (tải tại đây). Cha mẹ đến Phòng công chứng (Kōshō Yakuba) để làm thủ tục công chứng chữ ký và con dấu (nếu có); lưu ý phải có chứng sinh gốc của cơ sở y tế nơi sinh.

5/ Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn/Trích lục ghi chú Kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (trong trường hợp Đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài);

6/ Phiếu cư trú (住民票) bản gốc của cha mẹ;

7/ Bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt) của cha mẹ; Bản sao Hộ chiếu (trang 2-3) của cha, mẹ.

* Chú ý:

– Điều kiện để trẻ em mới sinh được đăng ký quốc tịch Việt Nam:

+ Có cha và mẹ đều là công dân Việt Nam;

+ Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người không quốc tịch;

+ Mẹ đơn thân, là công dân Việt Nam;

+ Tài liệu tiếng Nhật trong hồ sơ cần được dịch sang tiếng Việt bởi cơ quan có thẩm quyền. Xem hướng dẫn tại phiếu yêu cầu.

– Về việc đặt tên cho con: Theo quy định của pháp luật Việt Nam tên người Việt Nam cần đảm bảo các yếu tố sau:

+ Việc đặt tên (bao gồm họ, chữ đệm, tên): việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.

+ Họ (là từ đầu tiên): phải theo họ của cha, hoặc mẹ (theo thỏa thuận của cha mẹ, có thể lấy họ nước ngoài trong trường hợp con lai); phải theo họ mẹ (trong trường hợp mẹ đơn thân)

+ Chữ đệm (ở giữa; có hoặc không có): bắt buộc phải bằng tiếng Việt

+ Tên (là từ cuối cùng): bắt buộc phải bằng tiếng Việt.

Ví dụ:

Watanabe Linh (đặt tên sai là: Linh Watanabe)
Nguyễn Ai cô (đặt tên sai là: Nguyễn Aiko)

* Thủ tục này làm trực tiếp tại Tổng Lãnh sự quán, không tiếp nhận qua đường bưu điện; kết quả có thể trả qua bưu điện, đương sự cần chuẩn bị thêm Letter pack (レターパック) viết sẵn địa chỉ nhà mình).

Ⅱ. THỦ TỤC CẤP TRÍCH LỤC GHI CHÚ KHAI SINH VÀ HỘ CHIẾU

(Trường hợp đã đăng ký khai sinh tại cơ quan hộ tịch của Nhật Bản)

– Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Tờ khai xin cấp Trích lục ghi chú khai sinh (tải tại đây);

3/ Tờ khai xin cấp hộ chiếu (dành cho trẻ dưới 14 tuổi; tải tại đây); (02 ảnh màu, phông nền trắng, cỡ 3.5cm x 4.5cm, ảnh chụp cân đối, đầy đủ khuôn mặt, mở mắt, không đội mũ);

4/ Giấy thụ lý khai sinh do văn phòng hành chính nước sở tại (Shiyakuso) cấp (bản chính);

5/ Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn/ Trích lục ghi chú kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (trong trường hợp Đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài);

6/ Phiếu cư trú (住民票) bản gốc của cha mẹ;

7/ Bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt) của cha mẹ; Bản sao Hộ chiếu (trang 2-3) của cha, mẹ.

* Chú ý:

– Điều kiện để trẻ em mới sinh được đăng ký quốc tịch Việt Nam:

+ Có cha và mẹ đều là công dân Việt Nam;

+ Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người không quốc tịch;

+ Mẹ đơn thân, là công dân Việt Nam;

+ Tài liệu tiếng Nhật trong hồ sơ cần được dịch sang tiếng Việt bởi cơ quan có thẩm quyền. Xem hướng dẫn tại phiếu yêu cầu.

– Về việc đặt tên cho con: Theo quy định của pháp luật Việt Nam tên người Việt Nam cần đảm bảo các yếu tố sau:

+ Chữ đệm (ở giữa; có hoặc không có): bắt buộc phải bằng tiếng Việt

+ Tên (là từ cuối cùng): bắt buộc phải bằng tiếng Việt.

Ví dụ:

Watanabe Linh (đặt tên sai là: Linh Watanabe)
Nguyễn Ai cô (đặt tên sai là: Nguyễn Aiko)

Ⅲ. THỦ TỤC CẤP BẢN SAO KHAI SINH/TRÍCH LỤC GHI CHÚ KHAI SINH

– Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (tải tại đây) (cần ghi rõ số lượng bản sao);

3/ Bản sao Khai sinh/Trích lục ghi chú khai sinh;

* Trường hợp công dân gửi qua bưu điện cần chuẩn bị thêm Letter pack (レターパック) viết sẵn địa chỉ nhà mình.

Ⅳ. ĐĂNG KÝ KẾT HÔN

(Trường hợp hai công dân Việt Nam kết hôn tại TLSQ)

– Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Tờ khai đăng ký kết hôn (tải tại đây);

3/ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (bản gốc, dấu đỏ) giai đoạn từ khi đủ tuổi kết hôn (hoặc từ khi ly hôn) đến trước khi xuất cảnh sang Nhật (do UBND xã, phường ở Việt Nam cấp hoặc ĐSQ, TLSQ Việt Nam ở nước thứ 3 nơi công dân cư trú trước khi tới Nhật Bản cấp; mục đích dùng để kết hôn; giá trị trong vòng 06 tháng kể từ ngày cấp);

4/ Giấy xác nhận chưa làm thủ tục đăng ký kết hôn do các Văn phòng hành chính Nhật Bản (Shiyakuso/Kuyakusho nơi đương sự cư trú) cấp, thời gian liên tục từ ngày sang Nhật Bản cho đến ngày nộp hồ sơ (結婚届受理していない証明書);

* Công dân đến trực tiếp hoặc điện thoại đến các Văn phòng hành chính Nhật Bản nơi mình đang và đã từng cư trú, đề nghị xác nhận chưa làm thủ tục đăng ký kết hôn cho toàn bộ thời gian cư trú tại Nhật Bản đến hiện tại. Các Văn phòng hành chính Nhật Bản sẽ hướng dẫn cách thức thực hiện cụ thể. Trường hợp không xin được xác nhận cần chứng minh lý do không xin được (ví dụ văn bản trả lời của Văn phòng hành chính về việc không cấp…).

* Trường hợp đã ly hôn thì gửi kèm theo bản copy quyết định của Tòa án hoặc giấy chứng nhận của Shiyakusho; phải làm thủ tục ghi chú ly hôn tại TLSQ và phải có Giấy xác nhận chưa đăng ký kết hôn của Shiyakuso cấp từ khi ly hôn đến nay.

* Trường hợp tái hôn khi vợ/chồng đã chết, thì cần nộp bản sao kèm xuất trình bản chính giấy chứng tử của người chồng/vợ đã chết. TLSQ không tiếp nhận hồ sơ không đầy đủ loại giấy tờ này.

5/ Bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt); Phiếu cư trú (住民票) bản gốc của hai vợ chồng;

6/ Giấy khám sức khỏe của hai vợ chồng;

7/ Bản sao Hộ chiếu (trang 2-3) của hai vợ chồng.

* Thủ tục này làm trực tiếp tại Tổng Lãnh sự quán, không tiếp nhận qua đường bưu điện.

Ⅴ. THỦ TỤC CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN ĐỦ ĐIỀU KIỆN KẾT HÔN

(Trường hợp dùng để đăng ký kết hôn tại Văn phòng hành chính Nhật Bản)

– Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Tờ khai (tải tại đây);

4/ Giấy xác nhận chưa thụ lý đăng ký kết hôn do các Văn phòng hành chính Nhật Bản (Shiyakuso/Kuyakusho nơi đương sự cư trú) cấp, thời gian liên tục từ ngày sang Nhật Bản cho đến ngày nộp hồ sơ (結婚届受理していない証明書);

5/ Bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt); Phiếu cư trú (住民票) bản gốc;

6/ Bản sao Hộ chiếu (trang 2-3);

7/ Phiếu cư trú (住民票) bản gốc, bản sao Hộ chiếu (trang 2-3) và Giấy chứng nhận độc thân (bản chính/bản sao) của đối tượng kết hôn.

* Trường hợp công dân gửi qua bưu điện cần chuẩn bị thêm Letter pack (レターパック) viết sẵn địa chỉ nhà mình).

Ⅵ. CẤP GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN TRONG THỜI GIAN CƯ TRÚ TẠI NHẬT BẢN

(Trường hợp dùng để đăng ký kết hôn tại Việt Nam hoặc nước thứ ba)

– Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Tờ khai (tải tại đây);

3/ Giấy xác nhận chưa đăng ký kết hôn do các Văn phòng hành chính Nhật Bản (Shiyakuso/Kuyakusho nơi đương sự cư trú) cấp, thời gian liên tục từ ngày sang Nhật Bản cho đến ngày nộp hồ sơ (結婚届受理していない証明書);

4/ Bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt); Phiếu cư trú (住民票) bản gốc;

5/ Bản sao Hộ chiếu (trang 2-3);

6/ Bản sao Hộ chiếu (trang 2-3)/ Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân, Giấy chứng nhận độc thân (bản sao) của đối tượng kết hôn.

* Trường hợp công dân gửi qua bưu điện cần chuẩn bị thêm Letter pack (レターパック) viết sẵn địa chỉ nhà mình).

Ⅶ. THỦ TỤC CẤP TRÍCH LỤC GHI CHÚ KẾT HÔN

– Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Tờ khai (tải tại đây);

3/ Bản chính Giấy Thụ lý kết hôn do Văn phòng hành chính Nhật Bản (Shiyakuso) cấp (結婚届受理証明書);

4/ Bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt); Phiếu cư trú (住民票) bản gốc của hai vợ chồng;

5/ Bản sao Hộ chiếu (trang 2-3) của hai vợ chồng (hoặc bản sao Thẻ My Number của Chồng/vợ);

6/ Bản sao bộ hồ sơ nộp đăng ký kết hôn tại Văn phòng hành chính Nhật Bản (trường hợp đăng ký kết hôn trực tiếp tại Văn phòng hành chính Nhật Bản).

* Trường hợp công dân gửi qua bưu điện cần chuẩn bị thêm Letter pack (レターパック) viết sẵn địa chỉ nhà mình).

Ⅷ. CẤP TRÍCH LỤC GHI CHÚ LY HÔN

– Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Tờ khai (tải tại đây);

3/ Giấy thụ lý ly hôn do Văn phòng hành chính Nhật Bản (Shiyakuso) cấp hoặc Quyết định ly hôn của Tòa án gia đình Nhật Bản.

4/ Bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt); Phiếu cư trú (住民票) của hai vợ chồng (hoặc của 01 người);

5/ Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn/Trích lục kết hôn;

6/ Bản sao Hộ chiếu của 2 vợ chồng (hoặc bản sao hộ chiếu của người làm thủ tục).

* Trường hợp công dân gửi qua bưu điện cần chuẩn bị thêm Letter pack (レターパック) viết sẵn địa chỉ nhà mình).

Ⅸ. ĐĂNG KÝ NHẬN NUÔI CON NUÔI GIỮA NGƯỜI NHẬN NUÔI LÀ CÔNG DÂN

VIỆT NAM TẠM TRÚ Ở NƯỚC NGOÀI VỚI TRẺ EM ĐƯỢC NHẬN LÀM CON NUÔI

LÀ CÔNG DÂN VIỆT NAM TẠM TRÚ Ở NƯỚC NGOÀI

1.1. Điều kiện con nuôi và nuôi con nuôi:

– Trẻ em được nhận làm con nuôi phải có đủ những điều kiện sau:

+ Trẻ em dưới 16 tuổi;

+ Người từ đủ 16 tuổi đến dưới 18 tuổi nếu thuộc một trong các trường hợp sau: được cha dượng, mẹ kế nhận làm con nuôi hoặc được cô, cậu, dì, chú bác ruột nhận làm con nuôi.

+ Một người chỉ được làm con nuôi của một người độc thân hoặc của cả hai người là vợ chồng;

+ Nhà nước khuyến khích việc nhận trử tem mồ côi, trẻ em bị bỏ rơi, trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khác làm con nuôi.

– Người nhận con nuôi phải có đủ các điều kiện sau:

+ Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

+ Hơn con nuôi từ 20 tuổi trở lên (trường hợp cha dượng nhận con riêng của vợ, mẹ kế nhận con riêng của chồng làm con nuôi hoặc cô, dì, chú, bác ruột nhận cháu làm con nuôi thì không áp dụng quy định phải “hơn con nuôi từ 20 tuổi trở lên và có điều kiện về sức khỏa, kinh tế, chỗ ở bảo đảm việc chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục con nuôi”);

+ Có điều kiện về sức khỏe, kinh tế, chỗ ở bảo đảm việc chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục con nuôi;

+ Có tư cách đạo đức tốt.

– Những người sau không được nhận con nuôi:

+ Đang bị hạn chế một số quyền của cha, mẹ đối với con chưa thành niên;

+ Đang chấp hành quyết định xử lý hành chính tại cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh;

+ Đang chấp hành hình phạt tù;

+ Chưa được xóa án tích về một trong các tội cố ý xâm phạm tính mạng, sức khỏe, nhân phẩm, sanh dự của người khác; ngược đãi hoặc hành hạ ông bà, cha mẹ, vợ chồng, con, cháu, người có công nuôi dưỡng mình; dụ dỗ, ép buộc hoặc chứa chấp người chưa thành niên phạm pháp; mua bán, đánh tráo, chiếm đoạt trẻ em.

1.2. Hồ sơ đăng ký việc nuôi con nuôi (01 bộ hồ sơ)

– Hồ sơ của người nhận nuôi con nuôi, gồm các giấy tờ sau:

1/ Đơn xin nhận con nuôi (tải tại đây);

2/ Bản sao Hộ chiếu, Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ có giá trị thay thế;

3/ Phiếu lý lịch tư pháp (do Công an sở tại (cấp tỉnh) cấp có con dấu xác nhận của Bộ Ngoại giao Nhật Bản);

4/ Văn bản xác nhận tình trạng hôn nhân (đã kết hôn hoặc chưa kết hôn);

5/ Giấy khám sức khỏe (do cơ quan y tế cấp huyện trở nên cấp hoặc bệnh viện đa khoa của Nhật Bản cấp); văn bản xác nhận điều kiện kinh tế, hoàn cảnh gia đình (chứng minh thu nhập, địa chỉ nơi ở…) trừ trường hợp cha dượng nhận con riêng của vợ, mẹ kế nhận con riêng của chồng làm con nuôi hoặc cô, dì, chú, bác ruột nhận cháu làm con nuôi thì không áp dụng quy định phải “hơn con nuôi từ 20 tuổi trở lên và có điều kiện về sức khỏe, kinh tế, chỗ ở bảo đảm việc chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục con nuôi”.

6/ Bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt); Phiếu cư trú (住民票).

– Hồ sơ của người được nhận làm con nuôi, gồm các giấy tờ sau:

1/ Giấy khai sinh;

2/ Giấy khám sức khỏe (do cơ quan y tế cấp huyện trở nên cấp hoặc bệnh viện đa khoa của Nhật Bản cấp);

3/ Hai ảnh toàn thân, chụp thẳng góc và không quá 6 tháng;

+ Ngoài ra tùy tường trường hợp cần có các giấy tờ khác như: Giấy tờ xác nhận trẻ em bị bỏ rơi đối với trẻ bọ bỏ rơi; Giấy chứng tử của cha đẻ, mẹ đẻ hoặc Quyết định của Tòa án tuyên bố cha đẻ, mẹ đẻ của trẻ em là người đã chết đối với trẻ em mồ côi; Quyết định của Tòa án tuyên bố cha đẻ, mẹ đẻ của người được giới thiệu làm con nuôi mất tích đối với người được giới thiệu làm con nuôi; Quyết định của Tòa án tuyên bố cha đẻ, mẹ đẻ của người được giới thiệu làm con nuôi mất năng lực hành vi dân sự đối với người được giới thiệu làm con nuôi.

4/ Bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt); Phiếu cư trú (住民票)

* Thủ tục này làm trực tiếp tại Tổng Lãnh sự quán, không tiếp nhận qua đường bưu điện.

Ⅹ. THỦ TỤC ĐĂNG KÝ NHẬN CHA, MẸ, CON

1. Quy định chung:

– Việc đăng lý nhận cha, mẹ, con chỉ được tiến hành nếu bên nhận và bên được nhận đều còn sống vào thời điểm nộp đơn yêu cầu, tự nguyện và không có tranh chấp. Nếu có tranh chấp thì cán bộ hướng dẫn các bên liên quan giải quyết tại toàn án có thẩm quyền. CQĐ D ở khu vực lãnh sự nơi cư trú của người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện việc đăng ký nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với nhau hoặc với người nước ngoài.

– Trường hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với người nước ngoài thì việc đăng ký đó không được trái với pháp luật của nước sở tại. Trường hợp con chưa thành niên thì mẹ hoặc cha làm thủ tục nhận cha hoặc mẹ cho con.Nếu con chưa thành niên nhưng đã từ 9 tuổi trở lên thì việc xin nhận cha hoặc mẹ cho con còn phải có sự đồng ý của bản thân người con đó.

– Cha hoặc mẹ đăng ký nhận con, thì Tờ khai xin nhận con phải có ý kiến đồng ý của người kia, trừ trường hợp người này đã chết hoặc bị tuyên bố mất tích, hoặc mất năng lực hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.

– Người con đã thành niên hoặc người giám hộ của người con chưa thành niên hoặc đã thành niên nhưng mất năng lực hành vi dân sự cũng được làm thủ tục nhận cha, mẹ trong trường hợp cha, mẹ đã chết; nếu việc nhận cha mẹ là tự nguyện và không có tranh chấp.

– Trường hợp nam, nữ sống với nhau như vợ chồng, không đăng ký kết hôn, sinh con, người con sống cùng với người cha, khi người cha làm thủ tục nhận con mà không liên hệ được với người mẹ thì không cần có ý kiến của người mẹ trong tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con.

– Nếu có giấy chứng sinh và giấy tờ tùy thân của người mẹ thì phần khai về người mẹ được khai theo giấy chứng sinh và giấy tờ tùy thân của người mẹ. Nếu không có giấy chứng sinh và giấy tờ tùy thân của người mẹ thì ghi theo thông tin do người cha cung cấp, người cha chịu trách nhiệm về thông tin do mình cung cấp.

– Trường hợp người con sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, đã được đăng ký khai sinh mà không có thông tin về người cha, vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì không cần làm thủ tục nhận cha, mẹ, con mà làm thủ tục bổ sung hộ tịch để ghi thông tin về người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và giấy khai sinh của người con.

– Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, chưa được đăng ký khai sinh mà khi đăng ký khai sinh, vợ chồng có văn bản thừa nhận con chung thì thông tin về người cha được ghi ngay vào khai sinh của người con mà không phải làm thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con.

2. Hồ sơ đăng ký việc cha, mẹ nhận con:

– Hồ sơ gồm:

1/ Tờ khai (tải tại đây);

2/ Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng của người làm thủ tục đăng ký hộ tịch (hộ chiếu, CMND/CCCD, Giấy phép lái xe, hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp), nếu là bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu;

3/ Giấy tờ chứng minh đang cư trú tại nước sở tại (Bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt), Phiếu cư trú (住民票));

4/ Bản sao công chứng Giấy khai sinh hoặc bản sao trích lục khai sinh của người con, nếu đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam; nếu nộp bản sao thì phải có bản chính để đối chiếu.

5/ Văn bản của Cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan khác có thẩm quyền ở trong nước hoặc ở nước ngoài xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con (văn bản tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt). Trường hợp không có văn bản nêu trên thì phải có giấy tờ, đồ vật hoặc chứng cứ như thư từ, phim ảnh, băng, đĩa, đồ dùng, vật dụng khác chứng minh mối quan hệ cha, mẹ, con và văn bản cam đoan của cha, mẹ về việc trẻ em là con chung của hai người, có ít nhất hai người thân thích của cha, mẹ làm chứng.

* Người yêu cầu nhận cha, mẹ, con phải nộp hồ sơ trực tiếp tại TLSQ (bên nhận và được nhận cha, mẹ, con phải có mặt tại TLSQ).

Ⅺ. THỦ TỤC THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH, BỔ SUNG HỘ TỊCH, XÁC ĐỊNH LẠI DÂN TỘC

1. Quy định chung:

– CQĐD Việt Nam nơi công dân Việt Nam đăng ký hộ tịch trước đây thực hiện việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, giới tính;

– Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, đăng ký hộ tịch tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài và đã thực hiện ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài, thì CQĐD, nơi đã ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch đó có thẩm quyền giải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc;

– Phạm vi thay đổi hộ tịch: thay đổi họ, chữ đệm, tên của cá nhân trong nội dung khai sinh; thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký sau khi được nhận làm con nuôi:

– Phạm vi cải chính hộ tịch: những thông tin hộ tịch cá nhân đã đăng ký nhưng có sai sót trong khi đăng ký;

– Bổ sung hộ tịch: là việc cập nhật thông tin hộ tịch còn thiếu cho cá nhân đã được đăng ký.

– Việc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch đối với người dưới 18 tuổi hoặc người mất năng lực hành vi dân sự được thực hiện theo yêu cầu của cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp. Đối với việc thay đổi họ, tên cho người từ đủ 9 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc cho người chưa thành niên từ đủ 15 tuổi trở lên thì phải có sự đồng ý của người đó.

2. Hồ sơ đăng ký gồm:

1/ Tờ khai (tải tại đây);

2/ Bản sao công chứng hộ chiếu, GCMND/CCCD, hoặc bản sao có bản chính để đối chiếu;

3/ Bản sao công chứng Thẻ ngoại kiều (hai mặt) hoặc bản sao có bản chính để đối chiếu, Phiếu cư trú (住民票);

4/ Giấy tờ hộ tịch của người cần thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc và các giấy tờ liên quan để làm căn cứ (văn bản tiếng nước ngoài phải được dịch và công chứng);

– Đối với việc thay đổi hộ tịch cho người từ 9 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc cho người chưa thành niên từ đủ 15 tuổi trở lên thì phải có ý kiến đồng ý của người đó thể hiện trong tờ khai; trường hợp xác định lại dân tộc cho con dưới 15 tuổi phải nộp văn bản thỏa thuận của cha mẹ về việc xác định lại dân tộc cho con;

Ⅻ. ĐĂNG KÝ KHAI TỬ (TRÍCH LỤC KHAI TỬ)

Hồ sơ gồm:

1/ Tờ khai đăng ký khai tử (tải tại đây) hoặc tờ khai trích lục khai tử (tải tại đây);

2/ Giấy chứng tử (bản chính) do cơ quan có thẩm quyền nước sở tại (bệnh viện, văn phòng hành chính NB-Shiyakusho) cấp;

3/ Hộ chiếu hoặc giấy tờ thay hộ chiếu (chứng minh thư, căn cước công dân…) của người đã mất;

4/ Hộ chiếu người đi khai tử.

XIII. CẤP GIẤY PHÉP CHUYỂN THI HÀI, HÀI CỐT, TRO CỐT VỀ VIỆT NAM

Hồ sơ gồm:

1/ Đơn xin đưa thi hài, hài cốt, tro cốt về nước (tải tại đây);

2/ Giấy tờ người đã mất thuộc diện được phép chuyển di hài, thi hài về Việt Nam (công dân có quốc tịch Việt Nam; trường hợp chuyển thi hài phải được sự cho phép tiếp nhận của chính quyền địa phương Việt Nam): (i) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị xuất cảnh, nhập cảnh của người chết (nếu có); (ii) Bản sao Giấy chứng tử do cơ quan có thẩm quyền nước sở tại hoặc CQĐD cấp; (iii) Bản sao giấy chứng nhận vệ sinh, kiểm dịch y tế do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp (đối với thi hài); giấy chứng nhận hỏa thiêu đối với tro cốt.

3/ Giấy tờ của người đề nghị cấp giấy phép: Bản sao Hộ chiếu (trang 2-3); 01 bản sao chứng minh quan hệ nhân thân với người mất; 01 bản sao hộ khẩu của người đề nghị trong trường hợp người chết là người Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có người thân cư trú ở trong nước; 01 văn bản gốc giấy ủy quyền hoặc văn bản đề nghị của cơ quan chủ quản.

4/ Bản sao Đơn xin phép mang thi hài, hải cốt, tro cốt của người thân về chôn cất, bảo quản tại địa phương có xác nhận đồng ý của UBND xã, phường, thị trấn của Việt Nam cấp hoặc cơ quan quản lý nghĩa trang, nếu người chết thuộc diện là người Việt Nam cư trú ở nước ngoài nêu trên.

XIV. ĐĂNG KÝ GIÁM HỘ VÀ ĐĂNG KÝ CHẤM DỨT GIÁM HỘ

1. Quy định chung:

– Giám hộ là việc cá nhân, tổ chức (gọi chung là người giám hộ) được pháp luật quy định hoặc được cử để thực hiện việc chăm sóc và bảo vệ quyền lợi, lợi ích hợp pháp của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự (gọi chung là người được giám hộ).

– CQĐD thực hiện đăng ký việc giám hộ giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với nhau, nếu ít nhất một trong hai bên cư trú trong khu vực lãnh sự.

– CQĐD Việt Nam, nơi đã đăng ký việc giám hộ, thực hiện đăng ký chấm dứt, thay đổi việc giám hộ.

– Văn bản tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt, có công chứng.

– Phí và lệ phí: theo biểu mức Danh mục phí và lệ phí ban hành kèm theo thông tư 264/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ tài chính.

1.1. Đối tượng được giám hộ:

– Người chưa thành niên (dưới 18 tuổi) mà không còn cha, mẹ; không xác định được cha, mẹ; cha, mẹ bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; cha mẹ bị toàn án hạn chế quyền cha, mẹ; cha mẹ không có điều kiện chăm sóc, giáo dục người chưa thành niên và yêu cầu cử người giám hộ.

– Người mất năng lực hành vi dân sự.

1.2. Điều kiện đối với người giám hộ:

– Người giám hộ là cá nhân thì phải đáp ứng các điều kiện’ có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; có tư cách đạo đức tốt; không phải là người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, hoặc người bị kết án nhưng chưa xóa được án tích về một trong các tội cố ý xâm phạm tính mạng, sức khỏe, danh dự, nhân phẩm, tài sản của người khác; có điều kiện cần thiết bảo đảm thực hiện việc giám hộ.

– Một người có thể giám hộ cho nhiều người, nhưng một người chỉ có thể được một người giám hộ, trừ trường hợp người giám hộ là cha, mẹ hoặc ông, bà.

– Người giám hộ đương nhiên theo Điều 61 và 62 của Bộ luật dân sự (cha, mẹ, vợ, chồng, anh chị em ruột, hoặc ông, bà, bác, chú, cậu, cô, dì) phải đến CQĐD để đăng ký việc giám hộ. Trường hợp giữa những người đương nhiên cùng có thể làm giám hộ có sự thỏa thuận về việc cử 1 người trong số họ làm giám hộ, thì người được cử phải xuất trình văn bản thỏa thuận khi đăng ký giám hộ.

– Nếu cần được giám hộ không có người giám hộ đương nhiên (cha, mẹ, anh, chị, em ruột, ông, bà – đối với người chưa thành niên; vợ, chồng, con, cha, mẹ – đối với người mắc bệnh tâm thần), thì CQĐD phải cử người giám hộ.

2. Đăng ký giám hộ:

2.1. Đăng ký giám hộ cử:

– Trong trường hợp người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự không có người giám hộ đương nhiên thì cơ quan có thẩm quyền tại nơi cư trú của người được giám hộ có trách nhiệm cử người giám hộ hoặc đề nghị một tổ chức đảm nhiệm việc giám hộ.

– Thành phần hồ sơ:

1/ Tờ khai đăng ký giám hộ (tải tại đây)

2/ Giấy cử giám hộ (mẫu kèm theo): Giấy cử giám hộ do người cử giám hộ lập; nếu có nhiều người cùng cử một người làm giám hộ, thì tất cả phải cùng ký vào Giấy cử giám hộ.

3/ Giấy tờ tùy thân của người giám hộ và người được giám hộ.

Trong trường hợp người được giám hộ có tài sản riêng, thì người cử giám hộ phải lập danh mục tài sản và ghi rõ tình trạng của tài sản đó, có chữ ký của người cử giám hộ và người được cử làm giám hộ. Danh mục tài sản được lập thành 3 bản, một bản lưu tại Cơ quan đại diện, nơi đăng ký việc giám hộ, một bản giao cho người giám hộ, một bản giao cho người cử giám hộ.

2.2. Đăng ký giám hộ đương nhiên:

– Người giám hộ đương nhiên của người chưa thành niên là cha, mẹ, hoặc anh, chị ruột, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, bác, chú, cậu, dì của người đó.

– Người giám hộ đương nhiên của người mất năng lực hành vi dân sự là chồng, vợ, con, cha, mẹ của người đó.

– Thành phần hồ sơ:

1/ Tờ khai đăng ký giám hộ (tải tại đây)

2/ Giấy tờ chứng minh điều kiện giám hộ đương nhiên theo quy định của Bộ luật Dân sự; Trường hợp có nhiều người đủ điều kiện làm giám hộ đương nhiên thì nộp thêm văn bản thỏa thuận về việc cử một người làm giám hộ đương nhiên.

3. Đăng ký việc chấm dứt giám hộ:

– Việc chấm dứt giám hộ được thực hiện trong các trường hợp sau: người được giám hộ đã có đầy đủ năng lực hành vi dân sự; người được giám hộ chết; cha, mẹ của người được giám hộ đã có đủ điều kiện để thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình; người được giám hộ được nhận làm con nuôi.

– Thành phần hồ sơ:

1/ Tờ khai đăng ký chấm dứt giám hộ (tải tại đây);

2/ Giấy tờ làm căn cứ chấm dứt giám hộ theo quy định của Bộ luật Dân sự

4. Đăng ký thay đổi giám hộ:

– Việc thay đổi người giám hộ được thực hiện trong các trường hợp sau:

+ Cá nhân người giám hộ không còn đủ các điều kiện giám hộ;

+ Người giám hộ là cá nhân chết hoặc bị tòa án tuyên bố mất tích, tổ chức làm giám hộ chấm dứt hoạt động.

+ Có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc người giám hộ đã vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ giám hộ;

+ Người giám hộ đề nghị được thay đổi và có người khác đủ điều kiện nhận làm giám hộ.

– Thành phần hồ sơ:

1/ Tờ khai đăng ký chấm dứt giám hộ (tải tại đây) và Tờ khai đăng ký giám hộ (tải tại đây);

2/ Giấy tờ liên quan đến việc thay đổi giám hộ

– Trường hợp yêu cầu thay đổi người giám hộ theo quy định của Bộ luật Dân sự và có người khác đủ điều kiện nhận làm giám hộ, thì các bên làm thủ tục đăng ký chấm dứt giám hộ trước đó và đăng ký giám hộ mới.

XV. ĐĂNG KÝ LẠI VIỆC SINH, TỬ, KẾT HÔN

1. Quy định chung:

– Việc sinh, tử, kết hôn của công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài được đăng ký lại trong trường hợp các việc hộ tịch đó trước đây đã được đăng ký tại CQĐD trước ngày 01/01/2016, nhưng bản chính giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch đã bị mất hoặc hư hỏng mà không sử dụng được. Những việc hộ tịch đăng ký sau ngày 01/01/2016 thì không thực hiện đăng ký lại.

– Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

– CQĐD nơi đương sự đăng ký hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn.

– Đối với các trường hợp trước đây đăng ký tại CQĐD, nay về Việt Nam cư trú, do không có điều kiện trở lại nước trước đây họ đã đăng ký theo đúng thẩm quyền thì việc đăng ký lại việc sinh sẽ được thực hiện tại UBND cấp xã nơi đương sự đang cư trú. Cục Lãnh sự sẽ kiểm tra và xác nhận việc đương sự đã đăng ký khai sinh tại CQĐD nhưng sổ đăng ký khai sinh không còn lưu giữ tại CQĐD và tại Bộ Ngoại giao (sổ bị thất lạc).

2. Hồ sơ đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn:

– Đối với việc đăng ký lại khai sinh:

1/ Tờ khai (tải tại đây);

2/ Xuất trình bản sao công chứng hoặc bản sao có bản chính giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng của người làm thủ tục đăng ký hộ tịch để đối chiếu, giấy tờ chứng minh đang cư trú tại nước sở tại (Thẻ ngoại kiều (hai mặt); Phiếu cư trú (住民票));

3/ Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;

4/ Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ nêu trên phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ,chữ đệm, tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha-con, mẹ-con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

– Đối với việc đăng ký lại kết hôn, khai tử:

1/ Tờ khai đăng ký lại kết hôn (tải tại đây), Tờ khai đăng ký lại khai tử (tải tại đây);

2/ Xuất trình bản sao công chứng hoặc bản sao có bản chính giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng của người làm thủ tục đăng ký hộ tịch để đối chiếu, giấy tờ chứng minh đang cư trú tại nước sở tại (bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt); Phiếu cư trú (住民票));

3/ Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn được cấp trước đây. Nếu không có bản sao Giấy chứng nhận kết hôn thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ cá nhân có các thông tin liên quan đến nội dung đăng ký kết hôn.

4/ Bản sao Giấy chứng tử trước đây được cấp hợp lệ. Nếu không có bản sao giấy chứng tử hợp lệ thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ liên quan có nội dung chứng minh sự kiện chết.

XVI. CẤP BẢN SAO GIẤY TỜ HỘ TỊCH

1. Quy định chung:

– Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ cơ sở dữ liệu hộ tịch (trong đó có sổ hộ tịch) và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

– Bản sao trích lục được cấp từ cơ sở dữ liệu hộ tịch là bản sao do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp theo quy luật của pháp luật và phải căn cứ vào cơ sở dữ liệu hộ tịch (sổ hộ tịch) hiên đang lưu trữ.

– CQĐD nơi lưu trữ sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch. Trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại CQĐD nay về cư trú tại Việt Nam, thì Bộ Ngoại giao (Cục lãnh sự) thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch

2. Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch:

Hồ sơ gồm:

1/ Tờ khai xin cấp bản sao trích lục hộ tịch (tải tại đây);

2/ Bản gốc giấy tờ hộ tịch (trường hợp bị mất bản gốc có thể nộp bản sao copy của bản gốc; nếu không còn lưu giữ bản copy thì cần nhớ ngày cấp giấy tờ hộ tịch đó để cơ quan tra cứu hồ sơ lưu).

* Trường hợp công dân gửi qua bưu điện cần chuẩn bị thêm Letter pack (レターパック) viết sẵn địa chỉ nhà mình).